Da sie zu scannenden Bilder aus vielen unterschiedlichen, z. T. sehr voluminösen Bänden stammen, wurde an die potentiellen Dienstleister*innen für die Erstellung eines Kostenvoranschlags die Anzahl der Bände zusammen mit repräsentativen Fotos einiger der Publikationen verschickt, damit die Dienstleister*innen eine Idee davon bekommen, in welchem Aufklappwinkel die Bände gescannt werden können.

Zusätzlich wurden ein paar Abbildungen der zu separierenden Einzelbilder mitgeschickt, um zu zeigen, wie die Einzelbilder aus den gesamten Seiten freizustellen sind.

Da es sich bei einigen der Objekte um explizite, gewaltvolle und kolonial-rassistische Bilder handelt, haben wir die Dienstleister*innen hierüber informiert, damit sie bei der Entscheidung für eine Auftragsannahme, diesen Umstand mitberücksichtigen können.

Zunächst wurde eine nummerngenauen Inventarliste der zu digitalisierenden Bilder aus 50 Publikationen in Form einer Excel-Tabelle erstellt (zur Vergabe der Nummern/Signaturen siehe hier). Diese bestand aus 9 Feldern.

Insgesamt wurden 1329 Einheiten (Ganzseitenscans sowie die daraus zu separierenden Abbildungen) in der Excel-Tabelle aufgenommen. Nach Ausschluss der in unterschiedlichen Publikationen mehrfach abgedruckten Bilder wurde für den Dienstleister eine Tabelle von 392 Ganzseitenscans mit insgesamt 522 einzelnen Abbildungen für die Digitalisierung erstellt.

Da sich der Scanprozess bei knapp vierhundert Seiten aus 50 verschiedenen Publikationen, auf denen ein oder mehrere Fotos abgedruckt sein können, recht kompliziert gestaltet, haben wir von allen zu scannenden Seiten der Publikationen zusätzlich eine Papierkopie angefertigt. Hierauf wurden die entsprechenden Inventarnummern – jeweils für die ganze Seite als auch für die zu separierenden Einzelscans – vermerkt. Auf diese Weise hat der Dienstleister eine zusätzliche, visuelle Sicherheit dafür, dass er die richtige Seite scannt und daraus die richtigen Bilder separiert.

Als Rückmeldung auf die Erstellung der Papierkopie war sehr positiv. Die Scanfirma hatte durch diese Vorbereitung keinerlei Schwierigkeiten, die zu separierenden Bilder auf den 400 verschiedenen Seiten zu identifizieren.